Pourquoi avons-nous besoin de bien parler? Après tout, je n’ai jamais rencontré quelqu’un qui ait été affamé – du moins dans son propre pays – parce qu’il ne pouvait pas demander à manger. Peu de gens sont à ce point timides qu’ils ne peuvent pas flirter, se marier ou postuler un emploi. La majorité d’entre nous semblent se débrouiller avec leurs compétences en communication. Alors, pourquoi s’en préoccuper?
« Se débrouiller », c’est un peu comme tomber dans un lac quand on ne sait pas nager et finalement apprendre à faire du sur-place. C’est bien tant que ça dure, mais si vous voulez vous rendre quelque part, vous feriez mieux d’apprendre à nager.
Notre habileté à nous exprimer et à faire des présentations détermine si nous sommes à même de nager dans le monde des affaires et la société ou simplement d’y patauger. S’exprimer aisément en public est aussi important pour réussir que n’importe quelle autre de nos compétences. Notre capacité à communiquer efficacement avec les autres est un indice révélateur de nos qualifications, de nos habitudes de travail et de nos aptitudes au leadership. Autrement dit, cette capacité révèle notre degré d’intelligence et notre potentiel à obtenir une promotion.
Lors d’un récent sondage, on a demandé à des cadres supérieurs quelles qualités ou compétences ils aimeraient voir chez leurs remplaçants. Au-delà de toutes les compétences habituelles que vous pourriez attribuer aux affaires – leadership, comptabilité, domaine juridique, ventes, etc. –, ils ont souligné la nécessité d’être de bons communicateurs.
Il y a quelques années, le président de la Chemical Manufacturers’ Association en Amérique avait dit que ses directeurs ne géraient plus seulement leurs usines, mais aussi leurs relations avec les collectivités. En fait, il voulait dire que, de plus en plus, ils devaient participer à des rencontres communautaires pour parler, faire des présentations et répondre à des questions.
Les orateurs efficaces sont de solides gestionnaires et des dirigeants à succès. Presque tous ont surmonté la peur ou d’autres obstacles pour devenir de bons orateurs en public. Vous pouvez faire de même.
Jetons un coup d’œil sur ce que vous devez faire une fois que vous avez convenu – ou qu’on vous a demandé – de faire un discours ou une présentation. D’abord et avant tout, vous devez connaître et respecter votre auditoire.
Être centré sur son auditoire est essentiel pour devenir un bon orateur et un bon présentateur. Pourtant, beaucoup d’entre nous sont si centrés sur eux-mêmes qu’ils oublient de penser à leur public.
La plupart des gens qui assistent à des discours, des présentations ou des discussions de groupe syntonisent « QEPM ». Ce n’est pas une station de radio. C’est la représentation bien personnelle du « Qu’en est-il pour moi? ». Votre public est à la recherche d’informations pertinentes. Il vous écoute en espérant entendre quelque chose qu’il peut utiliser, et la plupart du temps, il se sent concerné par l’information actuelle.
En tant qu’orateur, vous devez définir vos objectifs. Fournissez à vos auditeurs une feuille de route indiquant où vous allez et pourquoi il est important de vous y rendre. Ils se transformeront ainsi de prisonniers en co-explorateurs. Et au lieu de se sentir captifs de vos théories, ils voudront se lancer avec vous dans votre voyage de découvertes. Si vous pouvez réaliser cela, vous êtes sur la bonne voie de devenir un orateur efficace.
Par ailleurs, si vous parlez devant quelques-uns de vos collègues au travail, l’analyse de l’auditoire que tous les orateurs doivent faire avant de prendre la parole sera facilitée, puisque vous les connaissez assez bien. Par contre, un groupe externe, grand ou petit, représentera un plus grand défi.
Jetez un coup d’œil à l’analyse de l’auditoire avant le discours (voir chapitre 6, p.164). Quel est le nom du groupe ou de l’organisation? Ne pas savoir à qui vous parlerez est assez ridicule, mais croire que vous le savez sans le vérifier peut être presque aussi insensé. Assurez-vous d’épeler le nom du groupe ou de l’organisation au complet. Les autres renseignements que vous pouvez glaner lors de l’analyse d’avant le discours vous aideront à définir vos objectifs et à choisir vos mots, afin de mieux répondre aux attentes de votre public.
Quel est le type d’événement? Un colloque, une table ronde, un discours? Chacun est différent et vous devez en être conscient. Combien de temps vous alloue-t-on pour votre présentation? La durée optimale d’une présentation est de 15 minutes, 20 minutes maximum. Dépassé cela, vous compromettez la bonne volonté de l’assistance.
Il y a des façons de contourner la règle relative à la durée, mais seulement si vous y êtes obligé. Parfois, on me demande de prendre la parole pendant une heure entière lors d’une conférence, et il n’y a pas moyen d’y échapper, parce que le calendrier est fixé une fois pour toutes et le programme imprimé. Je morcelle donc l’heure : après avoir parlé pendant 15 minutes, je montre une brève vidéo, puis je parle à nouveau avant de demander s’il y a des questions. En combinant des moments de prise de parole, de vidéo et de participation du public au moyen de questions ou de discussions de groupe, je diminue le risque que mon auditoire se sente soumis à une conférence d’une heure.
La durée n’est que l’un des éléments stratégiques que vous devez considérer lorsque vous planifiez votre discours :
On raconte que Napoléon aurait demandé à son caporal de réviser les ordres écrits qu’il avait l’intention de donner à ses généraux. L’empereur soutenait que si un caporal pouvait comprendre ses ordres, alors il en serait de même pour ses généraux.
Dans une présentation publique, vous devez utiliser un vocabulaire et des techniques correspondant à un niveau d’éducation de quatre années inférieures à la moyenne du groupe à qui vous parlez. Ceci est dû au fait que l’oreille est un instrument de collecte d’information si imparfait que vous devez lui faciliter la tâche. Si les membres du groupe ont tous un baccalauréat, parlez comme si vous étiez devant un groupe de niveau collégial. S’ils ont tous une maîtrise, nivelez vers la deuxième année du premier cycle universitaire, et ainsi de suite.
Les livres très populaires de la série Harry Potter ont été écrits à un niveau plus élevé que celui auquel vous vous attendez pour de jeunes enfants. L’idée derrière cette technique – et c’est une bonne idée – est d’encourager les enfants à utiliser un dictionnaire ou à demander l’aide de leurs parents. C’est censé être pédagogique, et c’est très bien pour les enfants. Toutefois, lorsque vous faites affaire avec des adultes occupés et rivalisez avec toutes sortes de pressions professionnelles et personnelles pour capter leur attention, vous ne pouvez pas perdre de temps à élargir leur vocabulaire. Si vous avez un penchant pour le langage ampoulé ou le jargon, pensez à l’acronyme anglais KISS (Keep It Simple, Stupid), et misez plutôt sur la simplicité. Bien sûr, certains concepts ne peuvent tout simplement pas être exprimés en langage élémentaire, mais en visant trois ou même quatre niveaux d’éducation au-dessous de celui de votre auditoire, vous ne nivelez pas votre sujet vers le bas, mais vous le rendez plutôt accessible à tous ceux qui vous écoutent. Si vous voulez influencer les gens et leurs actions, vous devez d’abord vous assurer qu’ils vous écoutent et vous comprennent.
En cette époque de mondialisation, même les cadres intermédiaires peuvent être appelés à faire des présentations, à donner des explications ou à présenter des faits à des délégations provenant d’autres cultures. Encore là, il vous incombe de rendre les choses plus faciles pour votre auditoire, et un moyen de le faire, c’est de faire en sorte qu’il se sente plus à l’aise. Il est donc utile d’en connaître un peu sur les différentes habitudes de travail et les cultures.
Par exemple, l’une des premières choses que les Occidentaux remarquent lorsqu’ils rencontrent des groupes d’affaires asiatiques est que tout le monde semble avoir une source inépuisable de cartes professionnelles à distribuer. Alors, si vous parlez à des gens d’affaires asiatiques, ayez en mains beaucoup plus de cartes qu’à l’habitude.
L’humour peut être un outil précieux lors des présentations, mais soyez conscient des écueils culturels. En Chine, lorsqu’un Occidental prononce un discours en anglais et qu’il raconte une blague, l’interprète dira probablement au public : « Notre invité raconte une blague maintenant, alors lorsqu’il aura fini, voudriez-vous rire, s’il vous plaît? » La blague entraînera un rire poli, mais l’orateur aura tout simplement fait perdre du temps à tout le monde.
Parler en public, c’est beaucoup comme manger au restaurant. Il se peut que vous ayez eu de la viande et des pommes de terre avant, mais il y a une grosse différence entre une poitrine de boeuf et des frites à Chicago, un bifteck d’aloyau et de la purée à New York et un steak-frites à Bruxelles. Même si chaque repas est un steak-frites, le décor, le service, votre compagnon de repas et cent autres variables rendraient votre repas différent chaque fois.
J’ai prononcé certains de mes discours, et plusieurs modules de ces discours, des douzaines de fois. Et pourtant, chaque expérience est différente en raison de la salle, du public, du jour, des événements en cours et même des conditions météorologiques. Lorsque vous êtes de la même culture et du même groupe linguistique, votre auditoire crée votre discours avec vous.
Imaginez si vous donniez un cours de gestion de crise aux policiers le 11 septembre 2001, le jour où des terroristes ont détruit les tours jumelles du World Trade Center à New York. Imaginez si vous prononciez un discours à la Rhode Island Emergency Management Agency le matin de l’attaque au gaz sarin dans le métro de Tokyo. Ou imaginez si vous donniez un cours de gestion de crise au corps policier de Hong Kong quelques jours seulement après qu’un scandale impliquant la police et le crime organisé ait éclaté. Toutes ces choses me sont arrivées et elles ont eu une incidence énorme sur les présentations que j’ai faites. Donc, bien avant de prononcer votre discours, ou même de l’écrire, assurez-vous que vous avez fait vos devoirs et avez pris des renseignements sur vos auditeurs, leurs antécédents, leurs préférences, leurs aversions et leurs us et coutumes. La préparation est cruciale.
Il en est de même de votre attitude envers votre public. Un vieux cliché veut que, si vous souhaitez contrôler votre nervosité, vous devez imaginer votre auditoire sans vêtements et l’embarras que cela lui cause. Quelle absurdité! Pour réussir, vous devez aimer votre auditoire. Vous voulez que les gens voient le monde comme vous le faites et qu’ils bénéficient de ce changement d’attitude. Respectez vos auditeurs et aidez-les à s’épanouir et à se développer. Rappelez-vous que, la plupart du temps, ils sont de votre côté. Ils veulent que vous réussissiez. Ils veulent que vous gagniez leur confiance. Ils ne veulent pas perdre leur temps. Ajoutez à cela les honoraires de votre prochain auditoire et voyez combien de milliers de dollars ces gens misent sur vous pour vous écouter pendant une heure seulement.
Il y a plus d’une façon d’écrire votre discours, mais il aura plus d’impact sur votre auditoire – et sera plus facile à écrire pour vous – si vous utilisez le système des phrases de frappe.
Les phrases de frappe vous aident à décider de ce que vous voulez dire et comment vous y prendre pour le dire. En règle générale, ne communiquez pas plus de trois sujets ou idées clairs à votre auditoire. Tout ce que vous dites devrait appuyer ces trois idées.
Les phrases de frappe feront en sorte que vos mots aient l’impact nécessaire pour atteindre cet objectif.
Le simple fait de penser aux phrases de frappe vous aidera à préparer un meilleur discours. En vous servant des phrases de frappe, vous pouvez rassembler vos pensées, vos priorités et vos objectifs, vos faits et chiffres, puis les dire à haute voix, seul, pour voir l’effet qu’elles produisent et vous assurer qu’elles fonctionnent bien. Mais avant d’exploiter vos phrases de frappe, vous devez être en mesure de les identifier et de les isoler de tous les autres renseignements que vous avez rassemblés concernant votre sujet.
Revenons un instant à l’image de l’iceberg qui figure au chapitre 4. Lorsque vous avez sélectionné la phrase de frappe la plus importante (c’est-à-dire, la pointe de l’iceberg), dites-la à voix haute pour avoir un aperçu de sa portée. Lorsqu’elle sonne bien, écrivez-la. Maintenant, prenez un peu de recul par rapport à votre sujet et décomposez-le pour ne garder que ses enjeux essentiels. Répétez le processus mental de l’iceberg pour chaque question.
Il se peut qu’au bout du compte, vous ayez 10 phrases de frappe écrites, voire 20 ou 50, cela importe peu. Ce qui importe, c’est que vous aurez maintenant une série de messages concis qui, pris individuellement ou collectivement, sont conformes aux lignes directrices des phrases de frappe.
De plus, vous vous faciliterez la tâche en écrivant vos phrases de frappe sur des bouts de papier distincts (ou des fiches). Les conserver dans un carnet ou un document informatique unique vous forcera à les lire de façon séquentielle, ce qui aura d’énormes répercussions sur la façon dont vous ferez votre présentation. Vous ne devez jamais oublier que les gens vont entendre votre discours, et non pas le lire. Ils écoutent vos mots, idées, opinions, suggestions et recommandations. Alors, facilitez-leur la tâche en vous assurant que votre discours se compose de modules autonomes. Chaque module doit être indépendant, afin qu’il ait du sens sans avoir à dépendre du module qui le précède ou le suit.
Maintenant, au lieu de l’iceberg, pensez à un train de marchandises dont chaque wagon contient une phrase de frappe différente. D’accord, les wagons se suivent l’un l’autre, mais ils peuvent également être aiguillés, attachés à différentes locomotives et envoyés à différents endroits sans que leur contenu en soit affecté. Votre discours doit avoir la même souplesse qu’un train de marchandises.
Il importe peu que vous parliez en consultant vos renseignements imprimés sur des feuilles de taille standard ou des fiches. L’important, c’est que, mis à part vos civilités d’introduction et vos commentaires de conclusion, les pages ou les cartes que vous utiliserez entre les deux doivent être pratiquement interchangeables. Chacune doit finir par une phrase complète. Un paragraphe complet est encore mieux, car cela vous permet de regrouper vos idées de façon plus cohérente. Les modules autonomes – ou wagons – vous donneront la souplesse nécessaire pour vous adapter à l’humeur et au comportement de vos auditeurs. Une fois que vous aurez choisi l’ordre des pages ou des cartes, assurez-vous de les numéroter.
Vous avez un thème et plusieurs enjeux. Vous avez sélectionné plusieurs phrases de frappe que vous voulez inclure, joliment écrites sur des bouts de papier ou sur des cartes. Maintenant, vous avez besoin d’une structure.
Consciemment ou inconsciemment, votre auditoire s’attendra à entendre une histoire avec un début, un milieu et une fin. Voilà une structure assez facile, n’est-ce pas? Il serait tout de même mieux que vous réfléchissiez à chacune de ces composantes.
Donc, logiquement, vous commencez au début. Mais où se situe le début? Est-ce que l’introduction commence par un moment précis, un lieu géographique, une découverte, un problème actuel que vous allez résoudre, une citation ou un fait fascinant? Les meilleures introductions se mettent souvent au diapason de l’auditoire. C’est une des raisons pour lesquelles vous avez effectué toute cette recherche sur son identité, ce qu’il sait et ce qu’il a besoin de savoir pour appliquer vos suggestions.
Par ailleurs, si vous souhaitez que votre auditoire soit enthousiasmé par votre présentation et qu’il suive votre exemple et agisse, vous êtes mieux de commencer par la fin. Il s’agit de « l’appel à l’action » : une phrase du type « Alors, ce que j’aimerais que vous fassiez, c’est… », et cela marque la fin du discours.
Une fois que vous connaissez votre objectif, vous savez où vous allez. N’est-ce pas ce que vous faites en vacances? Y a-t-il quelqu’un qui planifie ses vacances en se disant : « J’irai sur la rue Principale et tournerai à gauche »? Bien sûr que non. Ce que vous dites, c’est : « Je roule vers Montréal, puis vers Cape Cod. » Ensuite, vous planifiez votre itinéraire.
Alors, choisissez le point d’arrivée que vous voulez atteindre avec l’auditoire, puis revenez à l’introduction et planifiez votre itinéraire. En vous basant sur votre connaissance de votre public, demandez-vous ce que vous pouvez lui dire pour attirer son attention et l’encourager à vous écouter. Ce pourrait être une anecdote sur une personne célèbre, un extrait d’un article de presse, ou un souvenir personnel.
Maintenant que vous avez un début et une fin, vous n’avez qu’à rédiger le milieu. Revenez aux résultats de votre séance de remue-méninges et passez en revue tous ces bouts de papier ou ces fiches contenant vos phrases de frappe. Quelles sont les plus importantes? Devez-vous toutes les utiliser? Certaines d’entre elles soulèvent-elles des questions ou des problèmes qui assombriront le tableau ou compliqueront votre présentation? Lorsque vous commencez à assembler les pièces, n’oubliez pas la règle la plus fondamentale de la communication orale :
• Annoncez à vos auditeurs ce que vous allez leur dire.
• Dites-le-leur.
• Rappelez-leur ce que vous venez juste de leur dire.
Si les gens sont prêts à prendre le temps de vous écouter, alors vous devez vous assurer qu’ils peuvent comprendre et suivre ce que vous dites. Fournissez-leur des repères afin qu’ils sachent où vous espérez les mener.
Expliquez aux gens pourquoi ils sont là et ce qu’ils peuvent gagner à vous écouter et à voir le monde selon votre perspective. Si vous préconisez un plan d’action, faites en sorte de très bien clarifier l’objectif et le chemin qui les y mènera. Mentionnez-leur combien de temps durera le voyage et dites-leur continuellement où vous êtes rendu.
La réussite des discours et des exposés repose sur la répétition. Si un cadre rédige une note contenant des répétitions, les employés penseront probablement qu’il aurait été sage de réviser le texte. Pour un document écrit, c’est peut-être vrai. Mais si le cadre prononce un discours sans répétitions, il commet une énorme erreur de communication, et le discours doit être révisé pour en ajouter.
C’est l’une des leçons les plus difficiles à comprendre pour les cadres modernes. Ils sont habitués à polir leurs notes pour en retirer toute redondance. Mais ils oublient que la répétition – voire la tautologie – est obligatoire en communication orale si on veut mettre l’accent sur certains points.
Ainsi, la prochaine fois qu’un rédacteur de discours ou un orateur public sera tenté de modifier une phrase redondante, le mieux sera de la conserver et même d’en ajouter quelques autres pour plus d’insistance.
Utilisez les supports visuels avec parcimonie. Vous êtes le message. De fait, la chose la plus percutante que vous puissiez apporter à ce congrès ou à cette conférence, c’est vous.
Demandez-vous pourquoi vous voulez utiliser un certain type d’aide visuelle. Que vous permettra-t-elle de réaliser? Va-t-elle aider ou nuire? Élucider ou embrouiller?
En règle générale, vous devriez utiliser des supports visuels uniquement pour illustrer des points difficiles à aborder de façon efficace et cohérente avec les mots. L’aide visuelle devrait être un complément, non pas un écho, à ce que vous dites.
C’est pourquoi tant de présentations PowerPoint ne fonctionnent pas. Lire une énumération en dix points à l’écran ne fascinera pas votre auditoire. Pire encore, pendant que vous serez au premier point, les gens seront déjà passés au point trois. Lorsque vous arriverez au point trois, ils auront terminé la liste des dix points. Et quand vous aurez atteint le huitième, ils seront en train de relire les trois premiers. En fait, lorsque vous lisez à voix haute quelque chose qui peut être lu par vos auditeurs, tout le monde se retrouve à des endroits différents dans le texte.
Moins votre auditoire aura à lire pendant que vous parlez, plus il vous écoutera. Un diagramme que vous pouvez expliquer en une douzaine de phrases aura plus de poids qu’une liste en douze points. Pourquoi? Parce que vous aurez capté l’imagination de vos auditeurs et mobilisé leurs capacités mentales excédentaires, c’est-à-dire leur temps de réflexion inutilisé.
Maintenant, vous avez une idée assez complète de votre discours. En plus d’avoir créé et organisé vos phrases de frappe, vous avez un début, un milieu et une fin. Si vous avez bien travaillé, il devrait être facile pour vous d’identifier ces divers éléments :
Maintenant, relisez-les. Quel genre de langage utilisez-vous? Est-il simple et clair? Pouvez-vous le rendre plus visuel, pour que votre auditoire puisse « voir » où vous le conduisez? Y a-t-il une idée par phrase? Y a-t-il moins de 18 mots par phrase? Utilisez la fonction statistique de votre ordinateur pour connaître le nombre moyen de mots dans une phrase. Elle vous indiquera également le nombre maximal. Souvenez-vous que même les diplômés universitaires ont du mal à comprendre des phrases de plus de 18 mots.
Pouvez-vous remplacer une statistique par une citation, une anecdote ou un exemple? Avez-vous quelques questions rhétoriques pour faire participer l’auditoire? Le discours évite-t-il le langage sexiste? Après tout, il y a de bonnes chances pour que les femmes composent plus de la moitié de
votre auditoire.
Après quelques modifications de plus, vous serez en mesure de jeter tous les bouts de papier ou wagons de marchandises qui vous ont aidé à rassembler vos pensées et vos propos. Puis, vous vous retrouverez avec un discours clair et soigné qui couvre tous les points que vous vouliez aborder. Félicitations.
Après avoir vérifié la dernière version de votre texte pour y déceler des erreurs et des omissions (peut-être même y faire un peu d’élagage), vous voilà prêt à entamer ce qui est sans doute la partie la plus importante du processus de préparation : les répétitions.
Vous seriez étonné de voir combien de gens pensent que tout ce qu’ils doivent faire pour pratiquer leur présentation, c’est de lire leur texte et de repérer les fautes d’orthographe. Beaucoup d’autres s’imaginent prononcer leur discours sur un podium, tout en articulant les mots en silence. Si vous faites cela, vous courez à la catastrophe.
Vous devez vous exercer à voix haute, en adoptant la position assise ou debout et les mêmes gestes que vous utiliserez pendant votre présentation. Et si vous voulez vraiment vous améliorer, utilisez un magnétophone. Ces appareils sont abordables et portables. Vous en avez peut-être même un sur votre téléphone. Vous entendrez votre timbre de voix, vos pauses, votre rythme, votre prononciation et votre intonation. Vous pourrez chronométrer avec précision votre présentation. En l’écoutant, vous solliciterez également votre « mémoire auditive », ce qui vous permettra ensuite d’en présenter de petits extraits sans consulter vos notes.
Enregistrer votre discours puis vous réécouter peut s’avérer une véritable révélation. La plupart des gens ne sont pas habitués au son de leur voix. Vous découvrirez à quel point votre énergie et le volume de votre voix diminuent si vous ne faites pas un effort constant et conscient pour projeter votre voix.
Vous saurez aussi si les mots que vous avez écrits à l’ordinateur et sur papier sont faciles à prononcer. Les constructions de phrases qui fonctionnent bien à l’écrit peuvent être inappropriées à l’oral. Vous aurez peut-être besoin de trouver différents mots et expressions pour exprimer vos idées clairement.
Et lorsque vous écouterez votre enregistrement, vous trouverez peut-être que votre présentation n’est pas aussi captivante et fascinante qu’elle semblait l’être lorsque vous l’avez écrite. Cela ne signifie pas que vous devez tout recommencer du début. Essayez plutôt de dynamiser votre présentation. Vous devez être intéressé par vos propos, car si vous ne l’êtes pas, qui le sera?
Je recommande de faire au moins trois répétitions complètes. Assurez-vous d’obtenir un chronométrage précis de votre présentation. Voyez si la durée de vos présentations est généralement plus courte ou plus longue que lorsque vous répétez. Presque tous les orateurs prennent plus de temps à prononcer un discours qu’ils ne le font pendant les répétitions. Vous devez viser un peu moins de temps que ce qui vous est alloué.
Pourquoi tout cela fonctionne-t-il? Eh bien, pensez à tous ces gens qui excellent dans leur domaine – les champions de golf qui frappent des centaines de balles chaque jour, les bons joueurs de tennis, les skieurs et patineurs, les danseurs de ballet, les chanteurs d’opéra et les musiciens de toutes sortes. La répétition et l’exercice sont la clé qui leur permet d’affiner et de conserver leurs habiletés. Prenez exemple sur eux.
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